Geautomatiseerde verwerking declaraties
Bij één van de klanten van IQ-TEC wordt een grote hoeveelheid declaraties ingediend, in een grote verscheidenheid aan vreemde valuta. Deze declaraties werden handmatig teruggerekend naar de valuta van de persoon die ze indiende en vervolgens in Exact Globe ingevoerd voor uitbetaling. Vanwege de grote arbeidsintensiteit van dit proces was er behoefte aan automatisering.
IQ-TEC heeft bij deze klant een groot aantal van de handmatige stappen geautomatiseerd met behulp van de IQ-TEC Enterprise Foundation oplossing. Na invoer van een declaratie door een medewerker, wordt door de IQ-TEC Enterprise Foundation automatisch de vreemde valuta omgerekend naar de valuta van de medewerker. Dit gebeurd op basis van de dagkoers van de datum van declaratie. Hierbij kan gebruik gemaakt worden van vrijwel elke vreemde valuta.
Vervolgens wordt aan de financiële afdeling van deze klant om gegevens gevraagd over de te maken boeking, zoals grootboekrekening en btw-code. Wanneer dit is ingevuld wordt er automatisch een boeking in de bijbehorende Exact Globe administratie aangemaakt.
Mits de medewerker meer dan één declaratie ingediend heeft, worden deze verschillende declaraties samengevoegd tot één boeking met meerdere regels. Tot slot ontvangt de medewerker een overzicht van de boeking en bijbehorende regels in zijn of haar werkstroom ter controle. Op het bankafschrift wordt bij de betaling onder andere het nummer getoond van de het ontvangen overzicht, zodat het voor de medewerker inzichtelijk is hoe een bedrag tot stand is gekomen.
Dit proces heeft bij onze klant bijna één FTE aan handmatig werk uit handen genomen, en de accuraatheid van het proces vergroot door met de dagkoersen van de declaratie datum te rekenen. Tevens zorgt het overzicht én het feit dat het nummer van dit overzicht op de bankafschriften te zien is er ook voor dat voor medewerkers het volledige proces transparanter is geworden!
De invoer voor de declaraties is hiervoor vrijwel gelijk gebleven, terwijl er toch een grote verbetering bereikt is:
