Herkent u dit? Voor zakelijke dienstverleners een terugkerend fenomeen. Uiteraard helpt een goede maandelijkse procedure voor grip op je proces. Even op een rijtje:
- Heeft iedereen al zijn uren al geboekt?
- Zijn alle uren volledig?
- Hebben de projectleiders alle uren al goedgekeurd?
- Zijn alle kosten en verschotten geboekt?
- Zijn deze ook goedgekeurd?
- Hebben we de reiskosten in beeld?
- Hebben we de factuurvoorstel al klaar?
Is het Onderhanden Werk al gegenereerd?
Wanneer je al deze vragen hebt doorgenomen in je maandelijkse (of wekelijkse) ritueel dan kan het erg verstorend zijn wanneer er nog iemand uren boekt in een maand die je net helemaal gecontroleerd hebt. Nu zou je kunnen denken “Ik had toch alles gecontroleerd?”
Tja, maar het blijft mensen werk. Mensen hebben op verkeerde projecten geboekt of op een verkeerde taak. Of kwamen erachter dat ze hun overwerk uren nog even konden boeken. Talloze reden om toch nog even snel iets te boeken.
Wel erg verstoren voor het proces en soms blijven dit soort uren lang “hangen”.
Het zou mooi zijn wanneer deze medewerkers een melding krijgen dat de maand is afgesloten. Ze moeten dan eerst iemand vragen om de maand weer open te zetten. Hierdoor wordt de organisatie direct betrokken en kunnen deze uren snel en efficiënt door het proces heen.
Wij hebben daarvoor een oplossing gemaakt waarbij je de maand al het ware dicht zet:
De medewerker krijgt dan een melding en kan dan vragen of de maand even open gezet kan worden. Daarnaast wordt de medewerker uitgedaagd om toch vooral al zijn uren op tijd in te dienen.