We zijn net begonnen met een nieuw project: De intrichting van Intercompany uren binnen de PSA oplossing van Exact.
Case:
De klant heeft een tweede bedrijf gestart van waaruit de markt ook wordt bedient, maar met een andere focus. De medewerkers uit de twee bedrijven schrijven allemaal uren op projecten. Echter de medewerkers worden met enige regelmaat ook uitgeleent aan hun zuster organisatie. Binnen de project module van Gloeb is dit alleen met veel extra werkte administreren en op te lossen. Uren boeken op een project van een andere BV (Divisie) kan dan alleen op een schaduw project en deze uren zullen dan handmatig in de maand afsluiting moeten worden overgeboekt in de andere divisie (globe administratie). Dit is erg omslachting en heeft de volgende nadelen:
- De project manager keurt niet direct de uren goed (andere organisatie)
- Er is niet direct inzicht door de project manager
- Projecten moeten dubbel worden vast gelegd
- Uren moeten dubbel worden ingevoerd.
Oplossing:
Binnen de PSA oplossing in Exact Synergy Enterprise kan er gewerkt worden met Intercompany uren. Hierdoor herkent de software dat de divisie van de medewerker niet gelijk is aan de divisie van het project en wordt het Intercompany process in gang gezet op de achtergrond. De medewerker kan “gewoon” de uren invoeren dirct op het project van de andere divise en de projectmanager van de andere divisie kan deze uren “gewoon” goedkeuren. Eigenlijk niet anders als wanneer er medewerkers van de Eigen divisie op het project werken.
Op de achtergrond wordt de adminstratie voor de project divisie en voor de medewerker divisie automatisch geregeld op basis van afspraken die zijn vast gelegd op basis van Intercompany tarieven.
Ook in de journalisering is duidelijk inzichtelijk wat intercompany kosten en omzet zijn.
De voordelen die hiermee gehaald worden zijn:
- Eénvoudige invoer van uren voor medewerkers die voor meerdere divisies werken
- Eénduidige verantwoordelijkheid voor het goedkeuren van project uren: De Projectmanager
- Een efficient process voor de doorbelasting van de intercompany uren
- Een goed financieel inzicht in de intercompany transactie, wat de consolidatie van cijfers veréénvoudigd.
Wilt u ook weten hoe dit voor u kan werken, stuurt u mij een e-mail: martijn.logtenberg@iq-tec.nl