Momenteel is er een workflow die wordt gebruikt om de aanvraag van leaseauto’s af te handelen. Deze workflow wordt geïnitieerd door de medewerker die interesse heeft in het besturen van een leaseauto of gebruikers met de rol ‘Overig: leaseauto goedkeurder’ kan dit verzoek voor een medewerker aanmaken. Vervolgens worden aan de medewerker inloggegevens verstrekt waarmee een offerte bij Multilease kan worden aangevraagd. Ook kan er een berekening worden gemaakt van de persoonlijke kosten. Indien de medewerker besluit door te gaan, dient de offerte en rekenblad als bijlage bij het verzoek te worden gevoegd voordat het verzoek kan worden gerealiseerd. Gebruikers met de rol ‘FS: Leaseauto’ krijgen dit verzoek dan in hun workflow voor verwerking (dwz de vereiste handtekeningen krijgen van de aangewezen partijen zodat de leaseauto kan worden besteld).
Om dit proces te verbeteren willen we digitaal de goedkeuring krijgen van de aangewezen partijen (medewerker, leidinggevende, HR, Facility en BU Management). Als alle goedkeuringen zijn verzameld, kan de leaseauto worden besteld. Het proces eindigt met het afleveren van de leaseauto aan de medewerker en het melden van de salarisadministratie.
Project visie / doelen
In onderstaand schema is de opzet van de goedkeuringsstroom voor leaseauto’s weergegeven.
Voor meer informatie over dit proces, stuur een e-mail naar: martijn.logtenberg@iq-tec.nl
Korte beschrijving van de wijziging:
- Goedkeuring leaseauto door aangewezen partijen wordt een nieuw aanvraagtype.
- Het bestelproces van een leaseauto wordt afgehandeld via een nieuw verzoektype.
- Bedrijfslogica
- Automatisch aanmaken van goedkeurings- en bestelaanvragen.
- Monitoren van goedkeuring (lijst) vanaf bestelaanvraag.
- Toegang tot leaseautodossier vanuit goedkeurings- en bestelaanvragen.
- Validatie op bestelaanvragen (kan alleen doorgaan met bestelproces) als alle goedkeuring is ontvangen.
- Afhandeling van afgewezen goedkeuring van een afwijzing (nodig om te bespreken: wat moet er gebeuren als een goedkeuringsverzoek wordt afgewezen)